Dokumenty niezbędne do podpisania aktu notarialnego

Przed przystąpieniem do sporządzenia aktu notarialnego proszę o przygotowanie odpowiednich dokumentów. Ich kompletność umożliwi sprawne i zgodne z prawem przeprowadzenie czynności w kancelarii. Poniżej przedstawiam listę dokumentów wymaganych w zależności od rodzaju czynności. W razie pytań lub wątpliwości zapraszam do kontaktu – z przyjemnością udzielę szczegółowych informacji i pomogę w ich skompletowaniu.

Sprzedaż lub darowizna działki

Odpis zwykły z księgi wieczystej lub numer księgi wieczystej,
Podstawa nabycia (np. akt notarialny umowy sprzedaży, darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia),
Dane osobowe stron (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania),
W przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
Wartość rynkowa działki (cena sprzedaży),
Warunki i termin wydania działki,
Numer konta bankowego,
Wypis lub zaświadczenie z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku, decyzja o warunkach zabudowy,
Wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (jeśli będzie zakładana nowa księga wieczysta),
Ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości (jeśli dotyczy),
Zaświadczenie o braku uproszczonego planu urządzenia lasu lub decyzja na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy o lasach,
Inne dokumenty – ustalane indywidualnie.

Sprzedaż lub darowizna lokalu z księgą wieczystą

Odpis zwykły z księgi wieczystej lub numer księgi wieczystej,
Podstawa nabycia (np. akt notarialny umowy sprzedaży, darowizny, ustanowienia odrębnej własności lokalu, prawomocne postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia),
Dane osobowe stron,
W przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
Wartość rynkowa lokalu,
Warunki i termin wydania lokalu,
Numer konta bankowego,
Zaświadczenie o braku zameldowanych osób,
Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych,
Dowód opłacenia podatku od nieruchomości oraz opłaty za użytkowanie wieczyste gruntu.

Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

Zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
Podstawa nabycia (przydział, akt notarialny umowy sprzedaży, darowizny, umowa o przekształcenie prawa do lokalu, prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia),
Odpis zwykły z księgi wieczystej lub numer księgi (jeśli została założona),
Dane osobowe stron,
W przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
Wartość rynkowa lokalu,
Warunki i termin wydania lokalu,
Numer konta bankowego,
Zaświadczenie o braku zameldowanych osób,
Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych.

Testament

Dane osobowe osoby sporządzającej testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania),
Dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, data i miejsce urodzenia).

Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości

Dane osobowe mocodawcy,
Dane osobowe pełnomocnika,
Opis nieruchomości (najlepiej – odpis zwykły z księgi wieczystej lub numer księgi wieczystej).

Akt poświadczenia dziedziczenia

Akt zgonu spadkodawcy,
Testament (jeśli został sporządzony),
Akty stanu cywilnego spadkobierców (akty urodzenia lub małżeństwa),
Numer PESEL zmarłego,
Inne dokumenty ustalane indywidualnie.

Umowa majątkowa małżeńska (np. intercyza)

Odpis skrócony aktu małżeństwa,
Dane osobowe małżonków.

Przydatne informacje

Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o wywiązaniu się z obowiązku podatkowego jest wymagane w sytuacji, gdy zbywca nabył nieruchomość w drodze dziedziczenia, zapisu windykacyjnego, darowizny, zasiedzenia, zniesienia współwłasności lub w inny sposób nieodpłatny. W przypadku dziedziczenia lub zasiedzenia obowiązek uzyskania zaświadczenia istnieje niezależnie od daty nabycia.
Przy czym od 13 lipca 2025 r. art. 19 ustawy o podatku od spadków i darowizn ulegnie zmianie, zgodnie z którym:

Art. 19 ust. 6 „Jeżeli przedmiotem aktu notarialnego, który ma być sporządzony, lub dokumentu, co do którego notariusz ma uwierzytelnić podpis, ma być zbycie praw do spadku albo zbycie lub obciążenie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1, notariusz może dokonać tych czynności tylko za uprzednią pisemną zgodą naczelnika urzędu skarbowego albo po przedstawieniu zaświadczenia wydanego przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.”

Art. 19 ust. 7⁵ „Przepisu ust. 6 nie stosuje się, gdy zbywane lub obciążane rzeczy lub prawa majątkowe zostały nabyte na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego.”
W przypadku sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu stanowiącego lokal mieszkalny, lokalu mieszkalnego stanowiącego odrębną nieruchomość lub zabudowanej działki budynkiem mieszkalnym bądź o innym przeznaczeniu wymagane jest dodatkowo świadectwo charakterystyki energetycznej budynku, lub lokalu zgodnie z ustawą z dnia 29.08.2014 roku o charakterystyce energetycznej budynków.
Z perspektywy kupującego korzystniejsze jest, jeśli sprzedający wymelduje się z lokalu jeszcze przed zawarciem umowy sprzedaży. W przeciwnym razie nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, lecz nie dopełniły formalności. Sama czynność wymeldowania nie jest jednak warunkiem zawarcia aktu notarialnego – jeśli strony się zgodzą, może ono nastąpić w późniejszym terminie i zostać uwzględnione w treści aktu.
Podobnie rozliczenie kosztów eksploatacyjnych (np. opłat za media czy czynsz) to kwestia ustaleń pomiędzy stronami umowy. Warto uzgodnić te szczegóły z wyprzedzeniem, aby uniknąć wątpliwości w przyszłości.
W kontekście zbycia lub nabycia nieruchomości warto zwrócić uwagę na przepisy ustawy Prawo o notariacie, a w szczególności na art. 85a, który reguluje kwestie odmowy dokonania czynności notarialnej w przypadku zastrzeżenia numeru PESEL:

Art. 85a. [Odmowa dokonania czynności notarialnej ze względu na zastrzeżenie numeru PESEL]
§ 1. Notariusz odmawia dokonania czynności notarialnej, której przedmiotem jest:
- nabycie, zbycie lub obciążenie nieruchomości lub udziału w nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub udziału w nich,
- sporządzenie pełnomocnictwa do nabycia, zbycia lub obciążenia nieruchomości lub udziału w nieruchomości, prawa użytkowania wieczystego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub udziału w nich – jeżeli stroną lub mocodawcą jest osoba fizyczna, której numer PESEL jest zastrzeżony w rejestrze zastrzeżeń numerów PESEL albo w przypadku niedostępności systemu teleinformatycznego, w którym prowadzony jest rejestr zastrzeżeń numerów PESEL, o której mowa w art. 23c ust. 5 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności.

W przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących wymaganych dokumentów zapraszam do kontaktu z Kancelarią Notarialną. Chętnie udzielę wszelkich wyjaśnień i pomogę w przygotowaniu niezbędnych formalności.